Friday 31 May 2013

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

                                                        Proses Pembelian Dalam SAP
SAP Indonesia mengumumkan bahwa SAP Business One, solusi Enterprise Resource Planning (ERP) yang dirancang khusus untuk perusahaan kecil menengah telah berhasil diterapkan di Utama Paint Center, sebuah perusahaan lokal yang bergerak di bidang penjualan cat  di Jawa Tengah. Penerapan SAP Business One untuk lima pengguna ini dilakukan oleh mitra lokal SAP PT. Anugrah Visi Inti Teknologi (Visi-Intech IT Consulting) , memakan waktu 3 bulan dan mencakup modul Finance-Accounting, Purchasing, Sales & Inventory.
Sebelum menerapkan SAP Business One, perusahaan yang bergerak di bidang cat ini hanya menerapkan sistem manejemen secara manual sehingga muncul berbagai permasalahan dalam proses bisnis mereka. Diungkapkan Irene Kurniawan dan Indramawan Kurniawan, pendiri dari Utama Paint Center : “Dulu, masalah yang kami hadapi adalah dalam hal proses manejemen perusahaan, seperti banyaknya human error, laporan data penjualan dan pembelian yang tidak jelas, rekam jejak penjualan dan pembelian yang acak-acakan.”
Manajemen lalu memutuskan bahwa kini saatnya untuk menerapkan solusi ERP. Namun, dalam pencarian mereka ditemukan beberapa kendala. Setelah mencoba solusi ERP lain, perusahaan masih menemui berbagai kesulitan dalam prosesnya. “Ketika kami mencoba dengan solusi ERP lain, kami butuh nota terlebih dulu baru mendapatkan surat jalan”. Vendor IT System lain tidak bisa menjawab hal tersebut, tetapi SAP bisa memberikan solusinya. Sehingga, kami merasa cocok untuk menggunakan SAP Business One ini karena dapat memenuhi kebutuhan kami,” dijelaskan Indra. Solusi SAP Business One mampu memberikan sejumlah manfaat pada perusahaan yang memiliki 20 karyawan ini, yang terutama adalah mengintegrasikan proses bisnis perusahaan termasuk manejemen keuangan, gudang, penjualan, pembelian, dan pelaporan.
“Manfaat yang paling dirasa dari penerapan SAP Business One ini adalah sistem perusahaan kami yang menjadi lebih terintegrasi, sehingga perusahaan kami lebih mudah terkoneksi dengan semua data, kemudian lebih mudah dalam mengontrol dan memonitor masing-masing departemen secararealtime.”
Selain itu, SAP Business One memungkinkan Utama Paint Center membuat laporan keuangan yang lebih cepat dan akurat serta mudah diakses. Hal ini akan mendukung perusahaan untuk menyediakan pilihan produk cat yang lengkap dengan harga yang lebih bersaing dan pelayanan yang lebih baik kepada setiap konsumennya.
“Dengan solusi ini, perusahaan juga merasakan manfaat efisiensi, seperti faktur bisa dicetak langsung, persediaan barang bisa dimonitor secara realtime, laporan keuangan bisa dilihat setiap saat, penerimaan barang juga tidak ada kesalahan. Bahkan yang terpenting, di bagian keuangan, dulu pembukuan tidak jelas, sekarang sudah bisa dipantau dan dimonitor,” ujar mereka.
Menurut mereka, PT. Anugrah Visi Inti Teknologi (Visi-Intech) sebagai mitra lokal SAP dinilai lebih menguasai produk SAP Business One dibandingkan yang lain, selain itu support Visi-Intech juga membantu dalam memberikan solusi dan masukan yang lebih tepat bagi Utama Paint Center baik saat proses implementasi maupun setelah implementasi.
Utama Paint Center berharap untuk kedepannya dapat mengimplementasikan solusi SAP ini ke cabang-cabang perusahaan mereka lainnya dan membawa mereka lebih dekat ke visi perusahaan untuk menjadi perusahaan cat terbesar di Jawa Tengah dan nantinya di Indonesia.
Kegiatan pembelian merupakan aktivitas utama dari sebuah perusahaan untuk menyediakan bahan baku yang digunakan dalamproses produksi. Oleh karena itu diperlukan adanya suatu pengendalian intern pembeiian bahan baku yang memadai. Masalahnyaadalah bagaimana peranan pengendalian intern pembelian bahan baku dalam menunjang kelancaran proses produksi.

Menurut Mulyadi (2001:311) Unsur pengendalian internyang seharusnya ada dalam system akuntansi pembelian dirancang untukmencapa tujuan pokok pengendalian intern akuntansi berikut ini : menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan(utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar), menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan),Untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern akuntansi yang diterapkan dalam Sistem akuntansi pembelian, terdapat 3 unsurpokok yang harus diperhatikan. Unsur-unsur pokok tersebut adalah:
·         Organisasi
·         Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan.
·         Praktik yang sehat.
Organisasi
Perancangan organisasi dalam sistem akuntansi Pembelian harus didasarkan pada unsur pokok sistem pengendalian internberikut ini:
·         Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan
Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian.Dalam transaksi pembelian fungsi pembelian berkewajiban untuk mendapatkan penjual sebagai pemasok barang yangdiperlukan oleh perusahaan. Untuk menjamin bahwa barang yang dikirim oleh pemasok sesuai dengan barang yangdipesan, diperlukan fungsi lain untuk melakukan pengecekan secara independent mengenai kesesuaian jenis, kuantitas,mutu dan tanggal pengiriman barang yang direalisasikan oleh pemasok dengan yang tercantum dalam surat orderpembelian. Oleh karena itu, perlu dibentuk fungsi penerimaan yang terpisah dari fungsi pembelian, fungsi penerimaanmempunyai wewenang untuk menolak barang yang dikirim oleh pemasok, yang tidak sesuai dengan barang yang tercantumdalam surat order pembelian.
·         Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan utang dan persediaan barang harusdipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi pembelian. Fungsi pembelian ini berada di tangan bagianpembelian, berdasarkan unsur sistem pengendalian intern yang baik, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsipokok yang lain : yaitu fungsi operasi dan fungsi penyimpanan, hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaandan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.
·         Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang Fungsi penerimaan
merupakan fungsi operasi yang bertanggung jawab atas penerimaan/penolakar barang yang diteruna dari pemasok. Fungsipenyimpanan merupakan fungsi yang bertanggung jawab atas penyimpanan barang yang telah diterima oleh fungsipenerimaan. Kedua fungsi tersebut harus dipisahkan karena kegiatan penerimaan barang memerlukan keahlian mengenaibarang dan pengetahuan mengenai syarat-syarat pembelian, dan kegiatan penyimpanan barang memerlukan keahliandalam pengelolaan penyimpanan barang dan pelayanan pengambilan barang bagi pemakai.
·         Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi
Setiap transasksi harus dilaksanakan dengan melibatkan lebih dari satu karyawan/lebih dan satu fungsi. Denganpenggunaan unsur sistem pengendalian intern tersebut, setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan fungsi yang satu dicheck ketelitian dan keandalannya oleh fungsi yang lain. Oleh karena itudalam sistem akuntansi pembelian, transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsipenerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsitersebut.
Sistem Otorisasi dan prosedur Pencatatan
Dalam organisasi setiap transaksi keuangan terjadi melalui sistem otorisasi tertentu. Otorisasi terjadinya transaksi dilakukandengan pembubuhan tanda
tangan oleh manajer yang memiliki wewenang untuk itu, pada dokumen sumber setiap transaksi yang terjadi dicatat daiamcatatan akuntansi melalul
prosedur pencatatan tertentu. Dengan demikian, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansiyang dicatat terjamin
ketelitian dan keandalannya. Beberapa dokumen yang harus diotorisasi adalah sebagai berikut:
·         Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang atau kepala fungsipemakai barang, untuk barang yang langsung dipakai.
·         Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
·         Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan.
·         Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.
Praktek yang Sehat
·         Penggunaan formulir bernomor urut tercetak.
·         Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok
·         Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan. Jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembeliandari fungsi pembelian.
·         Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung barang tersebut danmernbandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
·         Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebutdiproses untuk dibayar.
·         Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “Lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepadapemasok.






SOURCE :


http://www.jtanzilco.com/main/index.php/component/content/article/1-kap-news/393-unsurpengendalianinterndalamsistemakuntansipembelian

http://www.chip.co.id/news/corporate-press_release/4572/sap_business_one_tingkatkan_efisiensi_proses_bisnis_di_utama_paint_center